对于外贸人来说，学会接待客户是必备的外贸技巧。不论是参与国内外展会，还是应对访厂客户，问候和接待客户都需要我们认真以待。
那么，我们该如何接待好国外访厂客户，才能让对方感到信任，促成订单成交呢？
在接待国外客户之前，我们应该提前了解客户的文化背景和业务需求。这样可以根据客户的需求和喜好，为客户量身定制相应的服务。例如，如果客户来自日本或韩国，提供相应的方便面或寿司等食品，以展示企业对客户文化的尊重。当然，在业务需求方面，我们需要了解客户的公司、产品线、目标市场以及最重要的是他们对我们产品或服务所能带来的价值的期望。这些信息有助于我们更好地服务客户，并推销我们的产品或服务。 同客户商讨参观访问行程表，同工厂(公司接待部门)沟通，一切敲定之后，发送邮件和传真让客户确认，同时让工厂做好接待准备。事先跟外商详细商量好他的行程，但外商访厂/公司阶段的安排则*由你自己做出， 看哪些产品和车间，扬长避短，把你想展示给外商的东西充分安排进去。可以征求外商的意见，也可以把自己设想成外商，“如果我到一个陌生国度的陌生供货厂去考察，希望看到什么？” 行程安排是接待国外客户中最重要的方面之一。客户对行程的质量和体验印象深刻，并且这种经历有助于客户感受到公司的专业素养并得到客户的信任。 对公司产品，生产流程，技术参数了解了才有可能带领客人参观。事前*准备一些关于公司的英文介绍，整个生产流程的英文，省的到时候翻译出现困难。另外，对于一些客人可能问到的问题要提前准备好。 在与国外客户交流时，语言障碍常常是造成沟通困难的因素。因此，在接待国外客户时，专业的翻译服务至关重要。在选择翻译人员时，要寻找口语流利，并擅长将一种语言转化为另一种语言的翻译人员。区分口译和笔译，因此需要针对交流内容对翻译类型做出相应的选择。2、公司大厅的欢迎客户来访之类的接待牌，让客人感觉其受到重视。提前告诉前台接待有XX公司客来访，若接待能记住来访的客人名字就更好了。3、会议室的安排，谈判资料的预备，包括企业演示文稿的准备，以及相关需要展示客户的文件资料以证明公司实力。4、事先准备好接机牌，公司大厅接待牌，打扫公司接待谈判室，样品卡的准备，客人感兴趣的其他产品的准备。7、提前确定与外商谈判的三个方案，*方案，折中方案和妥协方案；准备好为达到上述三个方案的策略和手段。1、确认时间，确认酒店，拿接待牌并提示客人，在机场迎接；车上和客户所聊话题可以是轻松愉快的，比如讯问客户旅途状况，简洁城市特色或者文化特点等。2、如果没有提前商量好，可以在车上问客人的行程打算，然后再具体定，一般是先把客人送到你预定的的酒店，有时候是客人自己预定。和客户敲定酒店星级，房间一人一间，还是share room，楼层，吸烟区和非吸烟区等等细节，酒店挑选上要注意，很多酒店号称5星， 结果连3星的水平都没有， 然后就近安排， 安排妥当以后， 告知客户具体饭店地址电话. 一般是先接送至酒店后， 将访问时行程和工厂资料等文件交给客户，敲定第二天参观访问事项，也有客户直接先去工厂参观，务必提前让工厂准备。3、如果是客人先休息，那离开前先确定去酒店接客户来公司的时间；有时候客人直接去参观。1、第二天准时至酒店接客户(不同国家的客户对时间的观念会有不同， 我方一般提早10分钟在酒店大堂等候。2、接到工厂或者办公室之后，根据行程表进行参观访问和会谈， 安排专人记录会议内容，如果*次接触， 应安排多媒体会议室， 双方可以用投影幻灯对各自的企业进行介绍。3、谈判技能主要是练出来的，不是学习或者理论可以造就的。你需要多与人交流，包括多去一些市场进行买卖训练，甚至讨价还价的训练。谈判的基础上互信互利，要保证自己的盈利基础上想办法为客户盈利是很重要的。谈判的顺序，参观公司工厂的顺序，陪同人员的级别，产品介绍的专业性和正确性，务必给客人留下专业的好印象，切忌不能一问三不知，当然这些都来源于平时工作经验的积累和学习。4、一定要随身带着笔记本随时记录客户的要求，询问的款式，以便在邮件回访时有针对性。让所有客人了解自己公司的操作方式，能使客人更倾向于合作，对于敏感问题保持沉默，矜持的习惯应该避免。更不要对客人撒谎，自己是工厂，自己制造产品。客人的一些评估方式关键是在于如何和你合作，你如何和他互动操作等，你的产品质量竞争优势和你交货期稳定性等。5、聊天，这很重要，几句话就打消他的矜持。讲的内容可以是汇率，建设，基金，家庭，房价，收入等成人问题。通过这些对对方性格充分了解，然后在谈生意时在有分歧的地方进行具体交流。 准备样品是向客户展示我们产品性能的重要方式。因此，我们必须提前准备好所需样品，并确保其品质上乘、性能稳定。此外，为了给客户提供更多选择，我们还可以准备其他备选样品。除了样品外，产品目录册也是必不可少的。我们将准备充足的产品资料，确保每位到访的客户都能获得详细的产品信息。同时，我们将在会议室的电脑上提前放置好相关资料，确保当天能够顺利使用。这包括企业演示文稿的准备以及展示客户所需的相关文件资料，以突显我公司的实力和资质。 在中午时，如客户时间紧张或不愿外出，我们可提前准备外卖。若会议在下午结束，我们可安排外出用餐。在用餐过程中，我们必须征求客户意见，以避免因不同传统习俗而造成不良影响。例如，部分印度客人可能不吃牛肉，而伊斯兰教的客人可能不吃猪肉。此外，我们还应询问客户是否需要酒水，因为并非所有欧洲人都喜欢红酒，有的欧洲客人可能晚餐时更倾向于喝啤酒来放松自己。在用餐期间，我们可以与客户进行轻松的交谈，以增进彼此的了解和关系。在初次见面时，我们可以询问对方关于旅途感受、时差情况、来华次数、曾访问的中国城市、对中国的印象、是否喜欢中国食物以及本国天气等方面的问题。同时，我们应避免涉及敏感话题，例如年龄和收入，以及评论对方的国家政治。对于较为熟悉的客户，我们可以聊一些业余爱好、体育、电影和家庭等无伤大雅的话题。同样需要注意避免涉及敏感话题。 前面从头到尾你都表现的很好，客户也很放心，现在客户表示要准备回去了。无论客户有没有下单你要记得跟客户说，“此次很开心能够认识到你，希望我们下一次还有机会见面！”与此同时，请一定要记得向客户请教问候，此次接待对方的总体印象。 这个问题非常重要，它能够帮你找到此次客户招待环节客户的满意度是多少，哪些方面做得很好，哪些方面稍显不足、需要改进。因为大多数老外都是直性子，乐于倾听和表达，所以一旦你礼貌请教，对方也会很乐意告知你。 在客户离开后，我们将进行复盘并整理会议记录。我们将把双方达成一致的内容整理成文件发送给客户，以加速订单的完成过程。同时，在邮件中向客户表示感谢，感谢他们的来访。 总之，接待国外客户是一个充满挑战和机遇的过程。在实践中，我们应该做好准备，积极沟通，细致入微地服务，创造良好的氛围，并积极倾听客户的反馈和建议，从而达成长期稳定的合作关系。
